TP HCM, ngày 29 tháng 5 năm 1998.

Trong thời gin gần đây, có một số đơn vị chưa làm đúng thủ tục xin cấp phép hoạt động trong lĩnh vực khoa học công nghệ. Vì vậy, Sở Y Tế TP HCM đề nghị các đơn vị rà soát, chấn chỉnh việc thực hiện các thủ tục xin cấp phép có liên quan đến hoạt động khoa học công nghệ theo quy trình hướng dẫn như sau:

1/ Về nghiên cứu khoa học: Căn cứ theo văn bản số 1110/SYT.NVY ngày 27.6.1997, hướng dẫn quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học: muốn được duyệt tạm ứng kinh phí và quyết toán, cần có:
+ Mẫu R gồm
- Phiếu đăng ký đề tài và thuyết minh đề tài NCKH (hoặc mẫu mới gồm Đề cương đề tài NCKH
- Mỗi đề tài có một mã số riêng
+ Giám đốc đơn vị ra quyết định thành lập Hội đồng xét duyệt đề tài.
+ Thư ký ghi vào biên bản ý kiến đóng góp, kết luận của Hội đồng cho từng đề tài.
+ Lập phiếu đăng lý tất cả đề tài đã được xét duyệt:
- Tên đề tài
- Mã số
- Thời gian
- Kinh phí
- Tên chủ nhiệm đề tài
giửi về phòng Nghiệp vụ Y Sở Y tế TP để trình chuyển Thường trực Hội đồng KHCN - Sở Y tế TP xét duyệt tạm ứng kinhphí (từ ngân sác của đơn vị).
Khi các đề tài đã được hoàn thành, Giám đốc đơn vị thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài và có biên bản nghiệm thu gửi về Phòng Nghiệp vụ vụ Y - Sở Y tế. Phòng Tài chánh - Kế toán SYT TP chỉ quyết toán đối với các đề tài thực hiện đúng quy định và có xác nhận của Hội đồng KHCN.

2/ Về thử nghiệm thuốc, vaccin, ... Tất cả các đề tài thử nghiệm thuốc, vaccin... đều phải có phép của Sở Ytế TP. Các đơn vị không được tự hợp đồng thử nghiệm thuốc, vaccin... Hồ sơ xin thử nghiệm thuốc, vaccin gồm:
- Đơn xin thử nghiệm thuốc, vaccin...
- Bản hợp đồng thử nghiệm thuớc , vaccin ... giữa đơn vị và nơi cung cấp
- Giấy cho phép lưu hành thuốc, vaccin của Bộ Y tế
- Đề cương nghiên cứu đã thông qua Hội đồng KHCN của đơn vị.
Đối với các thuốc, vaccin thuộc giai đoạn 3 (phase 3) hay giai đoạn 4 (phase 4) mà chưa được phép lưu hành ở VN, Sở Ytế phải xin phép Bộ Y tế trước khi chấp thuận cho đơn vị được phép thử nghiệm.

3/ Về sinh hoạt khoa học kỹ thuật: Căn cứ văn bản số 648/SYT.NVY ngày 18.5.1996, các tổ chức nước ngoài muốn tổ chức các buổi sinh hoạt KHKT về các chuyên đề y - dược, phải tuân thủ các quy định sau:
- Phải kết hợp với một đơn vị y tế có chức năng hoạt động thích hợp với chuyên đề sinh hoạt và phải được sự chấp thuận của Sở Y tế TP. HCM.
- Hồ sơ xin phép gồm:
* Đơn xin phép của tổ chức nước ngoài và đơn vị y tế kết hợp cùng ký (theo mẫu quy định).
* Chương trình buổi sinh hoạt và các tư liệu về nội dung sinh hoạt.
* Lý lịch khoa học của các báo cáo viên nước ngoài.
Hồ sơ sinhhoạt KHKT kể cả thuốc và trang thiết bị y tế liên quan đến chẩn đoán và điều trị, gửi về P.NVY - SYT TP.
Hồ sơ sinh hoạt KHKT có nội dung thuần túy về dược học, gửi về P. Quản lý dược SYT TP.
(Cần lưu ý: hạn chế tổ chức sinh hoạt khoa hoọc công gnhệ tại khách sạn và các địa điểm ăn uống, giải trí,...)

4/ Các hoạt động giới thiệu, quảng cáo sản phẩm phải chấp hành theo quy chế thông tin, quảng cáo thuốc số 322/BYT.QĐ ngày 28.2.1997 của Bộ Y tế

5/ Các Hội nghị khách hàng phải thông qua Sở Thương Mại.